Universum

Universum Events

Sector: Organizarea de evenimente
Țară: România
Oraș: București

Despre companie

Universum Events este unul dintre cei mai importanți organizatori de evenimente din România, cunoscut mai ales pentru evenimentele majore din domeniul afacerilor și al tehnologiei, precum GoTech World și Bucharest Tech Week. Cu mii de participanți și sute de parteneri în fiecare an, Universum gestionează colaborări complexe cu expozanți, sponsori, furnizori și clienți corporativi.

Despre proiect

Pe măsură ce portofoliul de evenimente a crescut, Universum a căutat să eficientizeze procesele contractuale și să reducă volumul de muncă administrativă în perioadele de vârf ale pregătirii evenimentelor. Având în vedere numeroșii parteneri care activează la nivel internațional și termenele stricte înaintea fiecărui eveniment, compania avea nevoie de o metodă rapidă, fiabilă și complet digitală de gestionare a semnării contractelor.

Provocarea clientului

Înainte de a adopta Docusign eSignature, Universum se confrunta cu mai multe obstacole:

Un volum mare de contracte care trebuiau semnate rapid înainte de termenele limită ale evenimentelor.
Procesele manuale, bazate pe hârtie, îngreunau coordonarea, în special cu partenerii aflați în orașe sau țări diferite.
Vizibilitate limitată în timp real asupra stării contractelor și dificultăți în urmărirea aprobărilor.

Presiune operațională în perioadele premergătoare evenimentelor, când întârzierile puteau afecta logistica și parteneriatele.

Ce soluție a fost implementată?

Având Digidemat ca partener, Universum utilizează acum Docusign eSignature pentru a gestiona:

Semnarea electronică a contractelor cu expozanți, sponsori, vorbitori și furnizori.
O colaborare eficientizată pentru evenimente majore precum GoTech World și Bucharest Tech Week.

Integrarea și coordonarea mai rapidă cu partenerii prin fluxuri de lucru complet digitale.

Avantajele soluției

Reducerea volumului de muncă administrativă în perioadele de pregătire a evenimentelor.

Vizibilitate și trasabilitate îmbunătățite în toate fluxurile de lucru legate de contracte.

Reducerea duratei de procesare a contractelor

Mărturia unui client

„Docusign ne permite să încheiem contracte mai rapid cu clienții și partenerii noștri, asigurând o colaborare mai fluidă în cadrul tuturor evenimentelor noastre importante. Simplifică coordonarea, în special în perioadele intense de pregătire pentru GoTech World și Bucharest Tech Week.”